Statuts et Règlements
Tout ce que vous devez savoir sur les règles qui gouvernent Le club Alouette.
Avis: Le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d’alléger le texte et identifie sans discrimination les individus des deux sexes.
ARTICLE 1.1 DÉFINITIONS
1.1.1 Le mot CLUB signifie la corporation composée de ses membres. Le mot MEADOWS signifie The Meadows Condominium Association, Inc.
1.1.2 Le mot MEMBRE signifie toute personne qui a été admise comme membre du Club. Comme telle, elle jouira de tous les privilèges du Club.
ARTICLE 1.2 ABROGATION DES RÈGLEMENTS ANTÉRIEURS
Tous les règlements adoptés depuis la formation du Club, le 31 janvier 1978, sont abrogés et remplacés par les dispositions qui suivent.
ARTICLE 1.3 NOM CORPORATIF
Le nom corporatif est CLUB ALOUETTE MEADOWS INC. ci-après appelé «Club».
ARTICLE 1.4 SIÈGE SOCIAL
Le siège social du Club est situé au 377 S.W. 56th Avenue, Margate, Florida 33068.
ARTICLE 1.5 EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier du Club commence le 1er jour du mois d’avril pour se terminer le 31e jour du mois de mars de l’année suivante.
ARTICLE 1.6 STATUT
Le Club est une corporation à but non lucratif recherchant le bien-être de ses membres.
ARTICLE 1.7 BUT
Le but principal du Club est de favoriser la fraternité entre les membres du Club en organisant des activités.
Section II - Les membres
ARTICLE 2.1 MEMBRES RÉSIDANTS
2.1.1 Toute personne résidant au Meadows pour plus de 30 jours a jusqu’au 31 janvier de chaque année pour adhérer au Club.
2.1.2 Pour maintenir son statut, le membre devra se conformer aux règlements du Club et être en règle au chapitre de la cotisation annuelle.
ARTICLE 2.2 MEMBRES NON RÉSIDANTS
2.2.1 Tous les propriétaires non résidants peuvent également se joindre au Club.
2.2.2 Pour maintenir son statut, le membre devra se conformer aux règlements du Club et être en règle au chapitre de la cotisation annuelle.
ARTICLE 3.1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
3.1.1 Date et lieu
L’assemblée générale annuelle des membres est tenue au siège social du Club, où à tout autre endroit choisi par le conseil d’administration, le troisième (3e) mardi du mois de mars de chaque année.
3.1.2 Ordre du jour
L’ordre du jour doit comprendre les points suivants :
3.1.2.1 Vérification des présences, constatation du quorum, ouverture de la séance;
3.1.2.2 Lecture et approbation du procès-verbal de l’assemblée précédente;
3.1.2.3 Révision des statuts et règlements;
3.1.2.4 Rapport du Président;
3.1.2.5 Lecture et adoption du rapport du Trésorier;
3.1.2.6 Rapport des comités;
3.1.2.7 Correspondance reçue et expédiée;
3.1.2.8 Temps des membres (questions, suggestions, etc.);
3.1.2.9 Élection des administrateurs.
3.1.3 Avis de convocation
L’assemblée générale annuelle est convoquée au moyen d’un avis écrit affiché aux babillards du centre récréatif et de chacun des neuf (9) édifices au moins trois (3) jours avant la date de l’assemblée.
3.1.4 Présences
Le nombre de personnes présentes à une assemblée doit être comptabilisé avant le début de la séance et ce total devra être noté au procès-verbal.
3.1.5 Quorum
3.1.5.1 La présence de quinze (15) membres en règle du Club est requise pour obtenir quorum aux assemblées.
3.1.5.2 La présence de cinquante (50) membres en règle du Club est requise pour modifier les statuts et règlements et l’adoption de la modification exigera un vote favorable des deux tiers (2/3) des membres présents.
3.1.6 Vote
Le vote se prend à main levée à la majorité des voix à moins, que sur une proposition majoritaire adoptée par les membres en règle, l’assemblée ne décide d’un autre mode de scrutin. En cas d’égalité des voix, la proposition sera considérée comme ayant été rejetée. Il est cependant de règle que, pour l’élection des administrateurs, le vote se fasse par scrutin secret.
ARTICLE 3.2 ASSEMBLÉE ORDINAIRE
3.2.1 Le conseil d’administration convoquera et tiendra une ou des assemblées ordinaires durant la saison hivernale, soit entre le 1er novembre et le 31 mars, quand il le jugera à propos ou nécessaire.
3.2.2 Les paragraphes 3.1.3, 3.1.4, 3.1.5 et 3.1.6 de l’article 3.1 s’appliquent lors des assemblées ainsi que l’article 3.1.2.3 de l’article 3.1.2
ARTICLE 3.3 ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE
3.3.1 Le conseil d’administration peut convoquer par résolution une assemblée extraordinaire des membres. Il doit également donner suite à une demande écrite signée par au moins cinq (5) membres. La demande doit spécifier le but de l’assemblée et cette dernière doit être convoquée dans un délai maximal de trente (30) jours. Dans les deux cas, l’avis de convocation doit indiquer l’objet de l’assemblée et les délibérations sont restreintes au contenu de l’avis.
3.3.2 Les paragraphes 3.1.3, 3.1.4, 3.1.5 et 3.1.6 de l’article 3.1 s’appliquent lors des assemblées extraordinaires.
Section IV - Conseil d'administration
ARTICLE 4.1 COMPOSITION
4.1.1 Les administrateurs sont au nombre de sept (7). Leur mandat est d’une durée de deux (2) ans débutant à la première réunion du conseil d’administration du Club suivant l’assemblée générale annuelle. Afin d’assurer la continuité dans la gestion, ils terminent leur fonction en alternance à raison de quatre (4) une année et de trois (3) l’année suivante suivant leur ancienneté.
4.1.2 Les administrateurs sortants conservent leur poste respectif jusqu’à la fin du calendrier des activités de l’année en cours et ils peuvent être réélus pourvu qu’ils continuent de satisfaire aux conditions d’éligibilité.
ARTICLE 4.2 RÉUNIONS
4.2.1 Le conseil doit tenir des réunions aussi souvent que le président ou deux (2) autres administrateurs conjointement le jugent nécessaire. Les réunions sont convoquées par écrit ou par téléphone un (1) jour franc à l’avance, sauf s’il y a renonciation de tous les membres du conseil. Cette convocation est faite par le secrétaire.
4.2.2 L’ordre du jour peut être préparé par écrit et expédié aux administrateurs avant la tenue de la réunion ou il peut être communiqué verbalement.
4.2.3 Le fait qu’un avis communiqué par téléphone ou autrement n’ait pas été reçu par un administrateur n’est pas suffisant pour invalider la réunion tenue et les décisions adoptées au cours de cette réunion.
ARTICLE 4.3 QUORUM ET MODE DE SCRUTIN
4.3.1 Le quorum est établi à la majorité simple des administrateurs en fonction pour la tenue des réunions du conseil d’administration. Un quorum doit être maintenu pour toute la durée des réunions.
4.3.2 Les décisions se prennent à la majorité simple des voix et à main levée sauf si un administrateur exige un scrutin secret.
4.3.3 En cas d’égalité des voix, le président aura le droit de demander un deuxième vote ou d’exercer son vote prépondérant.
ARTICLE 4.4 VACANCES
4.4.1 Le poste d’un administrateur devient vacant à la suite de son décès, de sa démission écrite ou s’il cesse d’être membre du Club.
4.4.2 Le conseil peut déclarer vacant le poste d’un administrateur qui, sans raison valable aux yeux du conseil, s’absente de trois (3) réunions consécutives à l’intérieur de la période allant du 1er novembre au 31 mars de chaque année.
4.4.3 Le conseil peut alors combler cette vacance en nommant par décision majoritaire un nouvel administrateur qui demeure en poste pour le reste du terme de son prédécesseur. Les administrateurs demeurant en fonction peuvent toutefois continuer à agir malgré la ou les vacances à condition qu’un quorum subsiste.
Section V - Pouvoirs du conseil d'administration
ARTICLE 5.1 ÉNONCÉ DE PRINCIPES
5.1.1 Le conseil d’administration gère toutes les affaires du Club et prend conséquemment toutes les décisions d’ordre administratif. Sans limiter la généralité de ce qui précède et sans être limité à l’énumération de ce qui suit, le conseil peut, entre autres points :
5.1.1.1 former des comités;
5.1.1.2 diriger les affaires bancaires du Club;
5.1.1.3 fixer le montant de la cotisation annuelle;
5.1.1.4 en général, exercer tous les pouvoirs accordés aux administrateurs d’une association.
ARTICLE 5.2 DEVOIRS ET POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS
5.2.1 Le président
Le président est le principal administrateur du Club; il exerce un contrôle sur toutes les activités et affaires de celui-ci. Il préside de droit toutes les assemblées des membres et les réunions du conseil d’administration et il est membre d’office de tous les comités. En cas d’égalité des voix, il possède un vote prépondérant.
5.2.2 Le vice-président
Le vice-président assiste le président et, en son absence, exerce tous ses pouvoirs et toutes ses attributions de même qu’il assume toutes ses obligations, incluant le privilège du vote prépondérant.
5.2.3 Le secrétaire
Le secrétaire a la garde des registres et de tous les documents. Il agit d’office comme secrétaire aux assemblées des membres et aux réunions du conseil d’administration. Il a la responsabilité de préparer les avis de convocation des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il s’occupe de la correspondance du Club. Il est l’historien et le gardien des archives du Club. S’il est absent, il peut être remplacé par toute autre personne désignée par le président.
5.2.4 Le trésorier
Le trésorier est chargé de surveiller l’administration financière du Club. Il exécute la tenue des livres comptables, la préparation des états financiers et des rapports requis par le conseil d’administration. Il soumet lors des assemblées des membres et lors des réunions du conseil d’administration les rapports financiers qui lui sont demandés.
5.2.5 Les directeurs
Les directeurs doivent accomplir toutes les tâches nécessaires à la bonne marche du Club que peuvent leur confier le président ou le conseil d’administration.
5.2.6 Le président sortant
Le président sortant qui a complété un mandat d’au moins deux (2) ans comme administrateur peut continuer de siéger au conseil d’administration du Club pour une autre année; il agit comme personne-ressource et conseiller avec droit de parole mais sans droit de vote.
Section VI - Procédures d'élection
ARTICLE 6.1 ÉLECTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
6.1.1 Les administrateurs sont élus lors de l’assemblée générale annuelle des membres.
ARTICLE 6.2 CHOIX DES OFFICIERS D’ÉLECTION
6.2.1 Le président du Club choisit parmi les membres en règle un président, et s’il y a lieu un secrétaire et au moins un scrutateur au plus tard deux (2) semaines précédant l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 6.3 ÉLIGIBILITÉ ET MISE EN CANDIDATURE
6.3.1 Est éligible comme administrateur tout membre en règle résidant au «Meadows» pendant au moins trois mois consécutifs qui a signifié par écrit son acceptation de mise en candidature appuyée par deux (2) membres en règle. Le président d’élection est le dépositaire des bulletins de mise en candidature.
La période électorale dure les deux (2) semaines précédant l’assemblée générale annuelle et se termine à 12 h (midi) le jour de l’assemblée générale. Si le nombre de candidatures reçues n’excède pas le nombre de postes à combler, les candidatures dûment proposées et appuyées pourront être acceptées.
6.3.2 Le président d’élection déclare élu(s) le ou les candidats, sans procéder au vote, si le nombre de mises en candidature ne dépasse pas le nombre de postes à combler.
ARTICLE 6.4 VOTATION
6.4.1 Le président d’élection appelle le vote si le nombre de mises en candidature est supérieur au nombre de postes à combler.
6.4.2 On procède au vote par scrutin secret au moyen de bulletins paraphés par le secrétaire d’élection et distribués aux membres en règle par le ou les scrutateurs.
ARTICLE 6.5 DÉPOUILLEMENT DU SCRUTIN
6.5.1 Le secrétaire d’élection, assisté du ou des scrutateurs, dépouille le scrutin en vérifiant l’authenticité des bulletins recueillis par les scrutateurs et en comparant leur nombre par rapport au nombre de bulletins distribués. Pour être accepté, un bulletin ne doit pas avoir plus de votes que le nombre de postes à combler.
6.5.2 Les bulletins sont alors remis au président d’élection avec le résultat du comptage.
6.5.3 En cas d’égalité des voix entre les candidats, le président d’élection demande un nouveau tour de scrutin pour départager les candidats qui sont à égalité.
6.5.4 À la demande d’un (1) candidat ou d’au moins cinq (5) membres en règle, le secrétaire doit procéder sur le champ au recomptage des votes. Le résultat de ce recomptage est définitif.
6.5.5 Le président d’élection proclame alors élus ceux des candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes.
ARTICLE 6.6 SECRET DU SCRUTIN
6.6.1 Le détail des résultats du scrutin ne peut être dévoilé sauf à la demande expresse de la majorité de l’assemblée et les bulletins sont par la suite détruits par le secrétaire d’élection.
ARTICLE 6.7 ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS
6.7.1 Le président d’élection invite les sept (7) membres composant le nouveau conseil d’administration à se retirer avec lui afin de procéder à l’élection des «officiers» soit le président , le vice-président, le secrétaire et le trésorier.
6.7.2 Les nouveaux «officiers» étant élus, le président d’élection les présente à l’assemblée. Leur mandat est d’une durée d’un (1) an, mais il est renouvelable.
6.7.3 Le président d’élection invite le nouveau président du Club à s’adresser à l’assemblée.
Section VII - Les comités
ARTICLE 7.1 FORMATION DES COMITÉS
7.1.1 Le conseil d’administration, lorsqu’il juge à propos de le faire, peut former un ou des comités, en établir les responsabilités, en nommer le président; par la suite, il peut également les dissoudre quand il considère qu’ils n’ont plus leur raison d’être.
ARTICLE 7.2 RÔLE DES COMITÉS
7.1.2 Le rôle des comités consiste à assurer la bonne marche des activités du Club et à présenter au conseil d’administration un rapport faisant état des résultats, constatations et recommandations.
ARTICLE 7.3 COMITÉS SUGGÉRÉS
7.3.1 Parmi les comités qui peuvent être formés, mentionnons :
7.3.1.1 le comité du golf,
7.3.1.2 le comité du bocce,
7.3.1.3 le comité du jeu de palets (shuffle board),
7.3.1.4 le comité du jeu de billard,
7.3.1.5 le comité du tennis,
7.3.1.6 le comité de la rencontre de l’amitié,
7.3.1.7 le comité des statuts et règlements.
Section VIII - Règlements bancaires
IL EST RÉSOLU QUE
8.1 les chèques émis par le Club soient signés par deux (2) des quatre (4) administrateurs suivants : le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire.
Dans la mesure du possible, le trésorier devrait toujours être un des signataires des chèques.
8.2 Le conseil d’administration ne pourra en aucun temps engager le Club pour un montant de plus de trois mille dollars (3 000 $) pour une même activité ou achat sans avoir au préalable obtenu l’approbation de l’assemblée générale et, sauf exception, pour le paiement de repas à un traiteur lors d’une activité du Club lequel montant pourrait aller jusqu’à cinq mille dollars (5 000 $).
DÉCLARATION
Ces statuts et règlements ont été adoptés en premier à l’assemblée générale annuelle du 22 février 1996 et amendés lors des assemblées générales annuelles du 16 mars 1999, du 21 mars 2000, du 16 mars 2004, du 21 mars 2006, du 20 mars 2007 et du 15 mars 2016.
Fait à Margate, Floride, ce 15 mars 2016: Danyelle Duval (Secrétaire), Michel Bachand (Président)
Avis de décès